Nghệ thuật phản hồi trong văn hóa doanh nghiệp

Nghệ thuật phản hồi trong văn hóa doanh nghiệp

Phản hồi là một trong những kỹ năng có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Vì khi một người nhận được những phản hồi mang tính chất tích cực, nó sẽ giúp cho họ sẵn sàng thay đổi để hoàn thiện mình hơn và tối đa hóa khả năng của mình. Đây là cách thức điều chỉnh chất lượng công việc gần như là tức thời, mang lại hiệu quả làm việc cho cả nhân viên và cấp quản lý. Tại Tân Hiệp Phát, phản hồi giữ vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy từng cá nhân phát triển và hoàn thiện khả năng của bản thân trong công việc. Các kênh phản hồi ở Tân Hiệp Phát rất đa dạng và được triển khai đều đặt. Nhân viên Tân Hiệp Phát nói gì Kỹ năng phản hồi hiệu quả Phản hồi giúp người nghe biết họ nên phát huy hay hạn chế hành động được nhận xét. Nhưng nếu nhà quản lý chỉ nói những nhận xét chung chung thì sẽ không mang lại hiệu quả. Cần nếu rõ hành động nào nên phát huy. Đối với hành đồng chưa phù hợp, cần cải tiến thì càng cần nhận xét chi tiết hơn. Tuyên dương trước tập thể góp ý với cá nhân Khi được tuyên dương trước người khác, sẽ giúp nhân viên tăng sự tự tin. Lời khen ngợi trong các buổi họp, thư thông báo, thư nội bộ hay trong cuộc họp với khách hàng sẽ rất hiệu quả. Ngược lại với những góp ý, khiển trách nên thực hiện một cách cá nhân. Sự lúng túng, xấu hổ, sẽ làm người nghe không tiếp thu hoàn toàn những góp ý đó.  Phản hồi trực tiếp Nhiều quản lý thường góp ý qua email để tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, cách làm này có thể bị phản tác dụng, đặc biệt là những phản hồi mang tính tiêu cực. Người đọc có thể sẽ hiểu sai hoặc suy diễn ý kiến của bạn Khi trao đổi trực tiếp, thông qua ngôn ngữ qua cử chỉ, bạn sẽ biết người đó tiếp nhận phản hồi chính xác hơn. Cần lắng nghe ý kiến phản biện của người nhận phản hồi và chắc chắn rằng cả hai đều hiểu được vấn đề và phối hợp làm việc tốt hơn Dùng ngôi thứ nhất Khi đưa ra những phản hồi, đặc biệt phản hồi có hướng tiêu cực, cảm xúc và lời người nói thường có xu hướng chỉ trích khiến người nghe cảm thấy đang bị buộc tội. Thay vì nói “Anh đã vi phạm điều này, chị đã gây ra lỗi kia” thì hãy diễn đạt bằng “Tôi thấy anh đã làm việc A, nhưng tôi mong đợi được thấy điều B”. Cho nhân viên cơ hội và cùng tìm ra giải pháp. Phù hợp với từng đối tượng Để phản hồi mang tính xây dựng và hiệu quả, bạn phải biết những yếu tối phù hợp với từng người nhận. Việc linh hoạt trong cách đưa ra phản hồi và hiểu biết về nhân viên, nắm được tính cách của từng người sẽ là kỹ năng giúp bạn lãnh đạo hiệu quả hơn. Do đo, nên cân nhắc thật kỹ trước khi đưa ra phản hồi để thông điệp đến với người nhận theo cách phù hợp nhất. Khen ngợi chân thành và đúng lúc Lời khen ngợi đúng lúc đối với những nỗ lực xuất sắc sẽ giúp nhân viên ghi nhận biết được điểm mạnh của mình. Tuy nhiên, nếu lạm dụng lời khen quá mức có thể gây ra phản ứng tiêu cực rằng lời khen ấy chỉ mang tính xã giao hoặc nhằm xoa dịu. Tệ hơn nữa, khi họ có thể cho rằng lãnh đạo không phân biệt được đâu là công việc quan trọng và đâu là những công việc nhỏ nhặt và việc liên tục đưa ra những lời khen ngợi sẽ làm cấp dưới mất đi sự tin tưởng vào khả năng của lãnh đạo. Do đo người quản lý cần cân nhắc và xác định khen ngợi những hành động xuất sắc, sáng tạo và bỏ qua những hành động bình thường.